W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację firmy?

Inwentaryzacja w firmie to czas, w którym wszyscy pracownicy lub przy najmniej większość zostaje przymuszona do zliczania surowców, wyrobów gotowych jak również sprzętu biurowego. Nikt tego nie chce robić z własnej woli, zwłaszcza że na co dzień nie ma nic wspólnego w magazynami i księgowością. Jednak można to zrobić szybko i sprawnie.

Trzeba tylko policzyć

Najżmudniejsza formą przeprowadzania inwentaryzacji jest metoda inwentury z natury. Polega ona na policzeniu fizycznie wszystkich aktywów i pasywów należących do firmy. Można sobie w tej czynności pomóc. Nie istnieją osobne programy do inwentaryzacji. Najczęściej firmy korzystają z programów magazynowych, które poszczególne moduły pozwalają na zliczanie surowców, wyrobów gotowych, przedmiotów użytkowych czy nawet narzędzi na dzień i godzinę zaplanowanej inwentury. Przy pomocy programu do inwentaryzacji, który jest częścią składową większego systemu magazynowo-księgowego i pozwala na wydrukowanie stanu magazynowego rzeczy używanych w firmie możemy łatwo opanować obszar do policzenia. Zliczone rzeczy należy wpisać na arkusz inwentaryzacyjny i podpisać. Ważne jest, aby na arkuszu inwentaryzacyjnym nie było na marginesach odręcznych notatek i obliczeń oraz, aby wszystkie osoby uczestniczące w inwenturze danego obszaru podpisały się. Dobrze rozbudowane programy magazynowe mają moduły inwentaryzacyjne, pozwalające na bieżąco wpisywać policzone aktywa firmy i drukować arkusze inwentaryzacyjne. Taki program do inwentaryzacji z pewnością ułatwia prace działowi księgowości.

Co liczyć, a co nie

Inwentura ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów firmy, a jednocześnie rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im obszary spółki. Dlatego też nie wszystko liczone jest co roku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami inwenturę nieruchomości firmy zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji można przeprowadzić raz na cztery lata. Inwenturę zapasów surowców, wyrobów gotowych, półproduktów można przeprowadzić raz na dwa lata, ale tylko w przypadku jeżeli składowane są na strzeżonym składowisku. W przypadku ciągłego używania surowców i półproduktów, na przykład w firmie produkcyjnej produkującej w sposób ciągły, taki przepis nie obowiązuje. Dobre programy wspierające gospodarkę magazynowa mają w swoim obszarze program do inwentaryzacji, który z łatwością ustali stany magazynowe na wybrany dzień roku, a tym samym pozwoli komisjom inwentaryzacyjnym w łatwy sposób przeprowadzić niechcianą, ale konieczną inwentaryzację.