Usprawnienia pomocne w pracy sekretarki

Chyba w niepamięć poszedł już stereotypy sekretarki – pani od parzenia kawy. Dziś jest to bardzo wymagający zawód dla wszechstronnych i wielozadaniowych osób. Każdego dnia przez sekretariaty przechodzą dziesiątki dokumentów, teczek, telefonów i spraw. W takiej sytuacji każde ułatwienie mile widziane. Jeśli nie są to ręce do pomocy, to chociaż dobrze dobrane artykuły biurowe ułatwiające życie.

Artykuły papiernicze

Co prawda większość prac biurowych wykonywana jest dziś na komputerze, ale nie znaczy to, że papier w biurach wymarł. Wręcz przeciwnie – biurokracja wymaga przygotowywania całych stosów papierowych dokumentów, odręcznie podpisanych i przypieczętowanych. Zacznijmy więc od artykułów papierniczych. Najpierw wybór papieru – jeden drugiemu nierówny. Ten dobrej jakości – tak zwany papier ksero 80 g może mieć różny stopień białości oraz gładkości. Im gładszy – tym mniej zacięć w drukarce, wkręconych podwójnych kartek, a im bielszy, tym elegantszy. Absolutnie niezbędne są też wszelkiego rodzaju notatniki i kartki typu kostki – bloczki niewielkich kwadratowych, często kolorowych karteczek, te typu post-it, czyli przyklejane oraz odblaskowe, nielekkie znaczniki. Wszystkie te formy pozwalają lepiej zorganizować się w dokumentach – zanotować braki oznaczyć ważne miejsca w dokumentach i… nie zwariować. Nie zapomnijmy również o kopertach – we wszelkich rozmiarach – tu warto zapamiętać, że format B (czyli ten, w którym produkuje się koperty) mieści format A – dzięki temu nigdy nie wybierzesz zbyt małej koperty.

Artykuły biurowe

W kategorii „artykuły biurowe” mieści się olbrzymi wybór przyrządów potrzebnych w każdym, nawet najmniejszym biurze. Ich wybór będzie zależała w dużej mierze od specyfiki branży, indywidualnych potrzeb. Z pewnością uniwersalnym narzędziem z tej kategorii są zszywacz i dziurkacz oraz nożyczki. Trudno też wyobrazić sobie biuro bez segregatorów, a w nim dokumentów zapakowanych w przezroczyste koszulki, skoroszytów i teczek. Niezbędne są również często pomijane, produkty do przechowywania archiwalnych dokumentów (państwo nakłada obowiązek wieloletniego przechowywania np. dokumentów pracowniczych) – tu przydadzą się dodatkowe segregatory oraz kartony – najlepiej o niezbyt wielkich rozmiarach – tak aby poszukując dokumentów, nie trzeba było przerzucać pojemników ważących po kilkadziesiąt kilogramów. Łatwiej jest również je precyzyjnie opisać i poukładać. Jeśli twoja firma często bierze udział w przetargach czy konkursach ofert, przydadzą się również narzędzia do scalania dokumentów – zgrzewarki czy bindownice. Warto tu wspomnieć też o całej „drobnicy” artykułów biurowych, czyli spinaczach, zszywkach, magnesach do tablic magnetycznych czy pinezek do tablic korkowych, długopisach, ołówkach, gumkach, temperówkach, pojemnikach na długopisy, flamastrach oraz przygotowywanych na zamówienie pieczątkach.
Sprzętów i sprzęcików przydatnych w biurze jest całe mnóstwo i nie sposób uniknąć tego wydatku. Warto jednak ułatwić pracę sekretarce – dzięki poprawie ergonomii pracy wzrośnie bowiem nie tylko jej wygoda, ale i tempo oraz wydajność.