Jak archiwizować akta osobowe pracowników?

Obowiązek archiwizacji dokumentów pracowniczych spoczywa na pracodawcy. Każdy pracownik ma teczkę pełną plików, a są w niej świadectwa, zaświadczenia, zwolnienia lekarskie itd. Zasady przechowywania dokumentów pracowniczych zapisane są w obowiązującym w Polsce kodeksie pracy.

Dlaczego warto dobrze znać zasady archiwizacji dokumentów?

Znajomość zasad archiwizacji dokumentów pracowniczych jest bardzo ważna, gdyż błędy popełnione przy przechowywaniu dokumentów mogą drogo kosztować. Uznawane one są bowiem za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które jest zagrożone karą grzywny nawet do 30 000 zł. Jeśli pracownik wytoczy proces przeciwko pracodawcy, który zgubił dokumenty, sprawa taka może zakończyć się wyrokiem korzystnym dla pracownika, a jego były szef będzie musiał zapłacić odszkodowanie. W każdej firmie powinna być osoba dobrze znające przepisy prawa w tej kwestii, gdyż okres archiwizacji dokumentów zależy od rodzaju dokumentu. Dokumentację dzielimy na następujące grupy: dokumentacja pracownicza, dokumenty ZUS, dokumentacja związana z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz dokumenty podatkowe.

Zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do archiwizacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, czyli karty ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także akt osobowych pracowników. Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Listy obecności są dokumentacją mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne i można je niszczyć po ich pełnym wykorzystaniu. Wnioski urlopowe powinny być przechowywane przez okres 2 lat. Zasady archiwizacji dokumentów dotyczą również dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy. Dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo należy przechowywać przez 25 lat, dokumentację związaną z innymi wypadkami przez 10 lat. Analiza wypadków i chorób zawodowych powinna być przechowywana przez 10 lat.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych dotyczących opłacanych składek

Okres przechowywania dokumentów ZUS zależy od rodzaju dokumentów. Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat, rozliczeniowe również przez 5 lat, a płatnicze należy zachować do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Archiwizacja dokumentów związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych obejmuje okres pięciu lat. Dokumenty podatkowe zaś należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zanim pracodawca pozbędzie się dokumentów związanych z obecnością w firmie osób, które już się z nią pożegnały, musi dobrze się zastanowić. Jeśli wszystko będzie zgodne z literą prawa, nie ma powodów do zmartwień.