Funkcjonalne wyposażenie sekretariatu

kobieta w sekretariacie

 

Sekretariat to miejsce, z którym jako pierwsi stykają się klienci wchodząc do firmy. Dla partnerów handlowych, kontrahentów czy dostawców pierwsze wrażenie jest często bardzo ważne. Dlatego warto zadbać o odpowiednie wyposażenie sekretariatu, aby było to pomieszczenie jednocześnie reprezentatywne i funkcjonalne. W jaki sposób można to osiągnąć?

 

Od czego zacząć?

 

Sekretariat jest swoistym centrum dowodzenia firmy, w którym musi zmieścić się wiele urządzeń biurowych – komputerów, telefonów czy kserokopiarek. Magazynuje się tam wiele dokumentów i nie tylko. Jednocześnie często pełni też funkcję poczekalni dla gości. Kluczowym meblem w sekretariacie jest biurko, do którego podchodzą klienci. Zazwyczaj ma formę podłużnej, niskiej lady z blendą zasłaniającą nogi. Osoba za nim zasiadająca powinna mieć wgląd na to co się dzieje w całym pomieszczeniu.

 

Dobrze jeśli na biurku znajduje się logo firmy lub slogan firmowy. W chwili obecnej wybór na rynku jest bardzo szeroki, dlatego też można wybrać meble spośród szerokiej gamy wzorów i kolorów. Nie bez znaczenia jest wykończenie mebla. Prestiżowo prezentują się w szczególności materiały drewnopodobne.

 

Co poza biurkiem?

 

W sekretariacie lepiej jest unikać wysokich szaf i regałów, które optycznie zmniejszają pomieszczenie. Dobrze wyglądają mniejsze komody, które dodatkowo mogą pełnić miejsce blatu na drukarkę czy ekspres do kawy. Jeśli w pomieszczeniu znajduje się natomiast niewielkich rozmiarów aneks kuchenny, warto oddzielić go od reszty wnętrza niewysoką ścianką bądź przysłonić żaluzją.

 

Z uwagi na fakt, że sekretariat często jest jednocześnie poczekalnią nie można zapominać także o gościach. Niekoniecznie trzeba inwestować w skórzane kanapy, zwłaszcza jeśli nie ma na to po prostu miejsca. Wystarczy dobrze zaprojektowany kącik z fotelami czy krzesłami. Dobrze jest zadbać też o utrzymany w tej samej stylistyce stolik kawowy.

 

O co jeszcze warto zadbać w sekretariacie?

kobieta z telefonem

Im więcej światła naturalnego jest w pomieszczeniu, tym lepiej. Do oświetlenia sztucznego z kolei najlepiej używać lampy halogenowe, które dają światło zbliżone do dziennego. Szkodliwe dla oczu jest natomiast oświetlenie neonowe, które dodatkowo może wywoływać niepokój i uczucie zdenerwowania. Warto ponadto pamiętać, że większość światła powinna dawać lampa stojąca na biurku, a nie lampa wisząca.

 

Na biurku w sekretariacie nie mogą znaleźć się żadne prywatne przedmioty np. fotografie. Najbardziej funkcjonalne są biurka czyste i zadbane. Kolory ścian powinny być raczej stonowane, a same ściany pozbawione przesadnych ozdób. Wskazanym elementem wyposażenia się natomiast książki, słowniki i poradniki różnego rodzaju. Sekretariat to także miejsce na książkę telefoniczną, książkę oznaczeń kodowych, rozkład jazdy autobusów czy pociągów. Wszystkie te informacje mogą się bowiem okazać przydatne w każdej chwili.

 

Żaden sekretariat nie może się oczywiście również obyć bez sprzętu elektronicznego – komputerów, drukarki, faksu, telefonów czy kserokopiarek. Są one niezbędne do obsługi każdej firmy.