Czy wizytówki są kosztem reprezentacji firmy?

Trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie formy bez wizytówek. Znajdują się na nich pełne dane kontaktowe, logotyp, a czasem i reklama na odwrocie. Niewątpliwie koszt poniesiony na druk wizytówek związany jest z prowadzeniem firmy. Jednak czy możemy go potraktować jako koszt reprezentacji? Interpretacja ta jest ważna ze względu na rozliczenie podatku VAT.

Czym jest wizytówka z definicji?

Ustawodawca nie definiuje co prawda czym jest reprezentacja, ale w takim przypadku  należy przyjąć  definicję słownikową, a ta mówi, że reprezentacja, to okazałość i wytworność związana ze stylem życia, bycia i w stosunku do innych osób. Czy zatem wizytówka jest czymś okazałym i świadczącym o wyrafinowaniu i prestiżu? Otóż nie.

Wizytówka to kartonik, kawałek papieru, na którym wskazane są dane firmowe – numer telefonu, adres, e-mail i ma na celu ułatwienie klientowi kontakt z firmą, jest więc drogowskazem, narzędziem, a nie reprezentacją.

Wizytówki spięte spinaczem

A co, jeśli na wizytówce jest reklama?

Czy można zatem uznać wizytówkę za materiał reklamowy? Nawet jeśli drukując wizytówki, zdecydujemy się na umieszczenie na nich reklamy, to i tak ustawodawca zakwalifikuje ją jako reklamę nielimitowaną, czyli taką, która rozdawana jest bezpłatnie niezliczonej liczbie osób, a otrzymać może ją każdy – i kontrahent, i klient i osoba prywatna, a tym samym jej zasięg jest nieograniczony. Dlatego wówczas też wizytówka będzie traktowana jako koszt bieżącego funkcjonowania firmy.

Jak rozliczyć druk wizytówek?

Z natury rzeczy zatem wizytówki są bieżącym kosztem funkcjonowania firmy i powinny zostać zakwalifikowane w całości jako koszt uzyskania przychodu w momencie jego poniesienia. Wręczenie wizytówki potencjalnemu partnerowi biznesowemu czy klientowi jest z pewnością nieodpłatne i ma związek z prowadzeniem firmy, dlatego nie podlega opodatkowaniu VAT.

Jak zatem widać, czasem potoczna interpretacja jakiegoś terminu czy coś, co wydaje się oczywiste, w rozumieniu ustawodawcy takie nie jest. Jeśli przeanalizujemy definicje, precyzyjne określenia, a także prześledzimy drogę użytkowania danego przedmiotu, jego zakwalifikowanie do rozliczenia może być zaskakująco. Warto zatem pamiętać, że wydatek, jaki poniesiemy na druk wizytówek jest w całości bieżącym kosztem funkcjonowania firmy już w momencie jego poniesienia.